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NOTICE D’INFORMATION RELATIVE AU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

ACTIVITÉS DE L’INSTITUT MONÉGASQUE DE FORMATION AUX PROFESSIONS JUDICIAIRES

(Loi n° 1.565 du 3 décembre 2024 relative à la protection des données personnelles)

Dans le cadre de ses missions, l’Institut Monégasque de Formation aux Professions Judiciaires (IMFPJ) est amené à collecter et traiter des données personnelles concernant les personnes qui s’inscrivent à ses activités, y participent où y interviennent.

À ce titre, l’IMFPJ organise notamment de la formation initiale et de la formation continue, des colloques et manifestations scientifiques, des conférences, des événements institutionnels et des publications, dont la revue Monaco Droit.

La présente notice a pour objet d’informer, de manière claire et transparente, sur les conditions dans lesquelles les données personnelles sont traitées.

1. RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Le responsable du traitement est la Direction des Services Judiciaires, au titre des activités de l’Institut Monégasque de Formation aux Professions Judiciaires, sis 10 Bis Quai Antoine 1^er , 98000 Monaco : (+377) 98 98 88 11, adresse électronique : dsj@justice.mc.

Le Délégué à la protection des données personnelles est Samy Douider, sis 10 Bis Quai Antoine 1 er , 98000 Monaco, téléphone : (+377) 98 98 88 11, qui peut être contacté à l’adresse électronique suivante : dpd@justice.mc.

Pour toute question relative au traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter : dpd@justice.mc et imfpj@justice.mc.

2. CHAMP D’APPLICATION DE LA PRÉSENTE NOTICE

La présente notice s’applique aux traitements mis en œuvre dans le cadre des activités de l’IMFPJ, notamment :

• l’inscription et la participation à la formation initiale ;
• l’inscription et la participation à la formation continue ;
• l’inscription et la participation aux colloques et manifestations scientifiques ;
• l’organisation d’événements, conférences et rencontres institutionnelles ;
• la gestion des intervenants et partenaires ;
• la diffusion de publications et d’informations relatives aux activités de l’Institut.

3. FINALITÉS DU TRAITEMENT

Les données personnelles sont susceptibles d’être traitées pour les finalités suivantes.

a) Gestion des inscriptions et des candidatures

Le traitement permet notamment d’enregistrer votre demande d’inscription ou de candidature ; de vérifier l’éligibilité ou la recevabilité de votre dossier ; de gérer les échanges avec vous avant l’activité ; de constituer les listes d’inscrits ou de candidats.

Selon la nature de l’activité, les dossiers d’inscription publiés sur le site de l’IMFPJ peuvent prévoir la transmission de pièces justificatives, notamment, d’une pièce d’identité, d’un CV, d’une lettre de motivation, d’un certificat de nationalité, d’un acte de naissance, d’une attestation d’assurance en responsabilité civile ou d’un extrait de casier judiciaire.

b) Organisation et suivi des activités de l’IMFPJ

Le traitement permet notamment :

• d’organiser matériellement les formations, colloques, manifestations scientifiques et événements 
• d’adresser les confirmations, convocations, informations pratiques et supports pédagogiques ;
• de gérer les feuilles de présence, attestations, certificats ou justificatifs de participation ;
• d’assurer le suivi administratif et logistique des activités ;
• de gérer les relations avec les intervenants, partenaires et prestataires.

c) Gestion pédagogique, scientifique et institutionnelle

Le traitement peut également permettre :

• la préparation des programmes ;
• l’identification des intervenants et participants ;
• le suivi des promotions, sessions ou événements ;
• la valorisation des activités de l’Institut et de ses missions.

d) Communication institutionnelle

L’IMFPJ peut traiter certaines données afin d’informer le public sur ses activités, ses formations, ses colloques, ses événements et ses publications, notamment par l’intermédiaire de son site institutionnel ou de supports de communication associés. Le site de l’Institut comporte précisément des rubriques dédiées aux actualités, événements, colloques, formations et publications.

4. Données personnelles susceptibles d’être collectées

Selon l’activité concernée, l’IMFPJ peut être amené à traiter les catégories de données suivantes :

• données d’identification : nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, copie de pièce d’identité ;
• données de contact : adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone ;
• données professionnelles : profession, qualité, organisme d’appartenance, fonction ;
• données relatives à la candidature ou à l’inscription : CV, lettre de motivation, parcours, justificatifs transmis, session choisie ;
• données relatives à la participation : présence, attestations, correspondances organisationnelles ;
• données relatives à l’image et à la voix : photographies, vidéos, enregistrements sonores, lorsque des captations sont réalisées dans le cadre d’un événement ou d’une formation ;
• le cas échéant, données contenues dans les pièces justificatives demandées pour certaines formations.

Lorsque des données particulières ou sensibles seraient exceptionnellement collectées, elles ne le seraient que dans la stricte mesure nécessaire, avec une base juridique appropriée et des garanties adaptées.

5. Base(s) juridique(s) du traitement

Selon la finalité concernée, les traitements peuvent reposer :

• sur l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant des missions institutionnelles de l’IMFPJ ;
• sur la nécessité de traiter votre demande d’inscription, de candidature ou de participation ;
• sur le respect d’une obligation légale ou réglementaire ;
• sur votre consentement, lorsque celui-ci est requis, notamment pour certains usages spécifiques de l’image ou pour l’envoi d’informations sur de futures activités sans lien direct avec une inscription en cours.

6. Caractère obligatoire ou facultatif des données

Certaines données sont nécessaires au traitement de la demande, à l’inscription, à l’examen de la candidature ou à la participation à l’activité concernée.

À défaut de communication de ces données, l’IMFPJ peut ne pas être en mesure :

• d’enregistrer l’inscription ;
• d’instruire la candidature ;
• la participation à l’activité dans des conditions normales ;
• la délivrance des documents administratifs ou pédagogiques correspondants.

Les données demandées uniquement à des fins facultatives seront clairement identifiées comme telles.

7. Destinataires des données

Dans la limite de leurs attributions respectives, peuvent être destinataires de vos données :

• les personnels habilités de l’IMFPJ ;
• les services compétents de la Direction des Services Judiciaires, si nécessaire ;
• les intervenants ou organisateurs concernés, dans la stricte mesure nécessaire ;
• les prestataires techniques ou logistiques intervenant pour le compte de l’Institut ;
• les autorités légalement habilitées, lorsque la communication est imposée ou autorisée par un texte.

Vos données ne sont accessibles qu’aux seules personnes ayant besoin d’en connaître pour l’accomplissement de leurs missions.

8. Durée de conservation

Vos données personnelles sont conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.

À titre général :

• les données relatives à une demande d’inscription, une candidature ou une participation sont conservées pendant la durée nécessaire à la gestion de l’activité concernée, puis pendant la durée utile au suivi administratif, pédagogique, scientifique et institutionnel ;
• les pièces justificatives sont conservées pendant la durée strictement nécessaire à l’instruction et à la gestion du dossier, puis archivées ou supprimées selon la politique interne retenue par l’IMFPJ ;
• les données utilisées à des fins de communication institutionnelle sont conservées pendant une durée proportionnée à cette finalité ;
• les données conservées en vertu d’obligations légales ou réglementaires le sont pendant la durée imposée par les textes applicables.

9. Sécurité et confidentialité

Le responsable du traitement met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d’assurer la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos données personnelles, et d’en empêcher l’accès, l’altération, la divulgation ou la destruction non autorisés.

10. Transferts de données

Les données ont vocation à être traitées à Monaco ou dans des environnements présentant des garanties appropriées

Si certains outils techniques impliquent un hébergement, une maintenance ou un accès depuis l’étranger, ces opérations ne pourront intervenir que dans le respect de la législation applicable en matière de protection des données personnelles et sous réserve de garanties appropriées.

11. Les droits des usagers

Conformément à la loi applicable, les usagers disposent, selon les cas, des droits suivants :

• droit d’accès à leurs données personnelles ;
• droit de rectification ;
• droit à l’effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition ;
• droit au retrait du consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
• droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données Personnelles.

Vous pouvez exercer vos droits en adressant une demande à dpd@justice.mc.

12. Absence de profilage et de décision automatisée

Les données personnelles ne font ni l’objet d’un profilage ni d’une décision individuelle entièrement automatisée.

13. Droit à l’image / son

Dans le cadre des formations, colloques, manifestations scientifiques, conférences, événements ou toutes autres activités institutionnelles de l’IMFPJ, des photographies, captations vidéo ou enregistrements sonores peuvent être réalisés.

Ces captations peuvent être utilisées, dans le respect de la dignité des personnes, de leur vie privée et de la finalité poursuivie, pour :

• rendre compte de l’activité concernée ;
• illustrer les actualités de l’IMFPJ ;
• valoriser ses missions, événements, formations, colloques et publications ;
• alimenter ses supports de communication institutionnelle et éditoriale.

Ces supports peuvent comprendre, selon les cas :

• le site internet de l’IMFPJ ;
• des brochures, programmes, affiches ou supports institutionnels ;
• des publications papier ou numériques ;
• des contenus éditoriaux liés aux activités de l’Institut.